el búho de oro®
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Terminando el proyecto...
01
INTRODUCCIÓN
[TERMINANDO EL PROYECTO] Mi clienta gestionaba toda la lotería solo con una libreta: apuntaba quién reservaba, quién había pagado y cuáles décimos aún estaban libres. Sin Excel, sin WhatsApp, sin nada más que papel y lápiz. El desafío era preparar el relevo a su hija: tenía que ser fácil, rápido y sin sorpresas. Mi misión fue convertir esa libreta en un sistema vivo que pensara, aprendiera y actuara… sin que ellas tuvieran que esforzarse con herramientas a las que estaban acostumbradas para que el cambio fuera lo más llevadero posible.
Adiós a la libreta
02
Lo que hicimos
/// 1. Exploración del Territorio (Diagnóstico)
Me empapé de su libreta y sus notas: detecté duplicados, reservas olvidadas y pagos perdidos.
Marqué las fechas clave (Navidad, El Niño) donde más caos se generaba.
Construcción de la Matriz Vital (Google Sheets)
Monté una hoja única con pestañas claras:
- Clientes (datos de contacto y tipo de comprador)
- Vendedores (quiénes hacen pedidos al por mayor)
- Reservas (qué números, cuántas unidades)
- Pagos (pagado/pendiente)
- Stock (números disponibles)
Añadí tablas dinámicas e informes automáticos: en un click, ves el rendimiento semanal o
mensual.
El Superpoder del Formulario (Google Forms)
Creé un formulario donde los vendedores reservan décimos en menos de 30 segundos.
Cada envío cae directo en la hoja, sin copiar ni pegar nada.
Mensajes que Vuelan en WhatsApp Business
Configuré respuestas rápidas y automatismos:
- Confirmación inmediata: “¡Reserva recibida, campeón! 🦉✨”
- Recordatorio de pago: 48 h antes del sorteo.
- Aviso de entrega: “Tu décimo está listo en el punto de siempre.”
Desde la hoja, un enlace abre el chat ya escrito, listo para enviar.
Instrucciones al Vuelo (Formación y Soporte)
- Grabé un vídeo de 5 minutos que explica todo desde el móvil.
- Acompañé a madre e hija durante 4 semanas, corrigiendo y puliendo sobre la marcha.
Esperando para alzar el vuelo
03
lo que buscábamos
Lo pusé lo más facil posible. "Sin florituras", como ellas mismas me decían. Querían algo sencillo, ordenado, que facilitara la operación de venta y que solo tuvieran que encargarse de lo manual.
Reservas 100 % seguras: cero números repetidos.
Cobros bajo control: alertas que nunca olvidan.
Comunicación instantánea: cliente y vendedor reciben info al instante.
Panorámica total: con un vistazo al móvil, sabes quién compra, paga o recoge.
04
LA CLAVE
Un trabajo sencillo para un cambio radical
/// El mayor éxito es que pudieron empezar a gestionar la lotería con un solo móvil y con comunicación absoluta, justo lo que necesitaban urgentemente para empezar a trabajar el relevo. Esto también trajo más beneficios colaterales:
Liberación de tiempo real: de repente, esos momentos que antes “desaparecían” buscando notas ahora son horas de tranquilidad para pensar en la familia o en ideas nuevas.
Tranquilidad absoluta: no hay nada peor que descubrir que has vendido dos veces el mismo número. Con el sistema, esa preocupación desapareció.
Experiencia memorable para el cliente: cada persona que reserva o compra se siente atendida, recibe mensajes claros y profesionales, y eso crea confianza y fidelidad.
Transición sin drama: madre e hija aprendieron en un abrir y cerrar de ojos; dejaron atrás el miedo a la tecnología y ahora disfrutan de un proceso suave y eficiente.
Orgullo y satisfacción: gestionar la lotería pasó de ser una tarea pesada a un ritual agradable; ver cómo todo fluye sin esfuerzo genera una motivación nueva.
Los resultados:
+70 % de tiempo libre matando a la libreta.
0 errores de duplicidad desde el estreno del sistema.
+100 % de interacción en WhatsApp: mensajes que enamoran y fidelizan.
+30 % de ventas repetidas gracias a los recordatorios puntuales.
Al cruzar el umbral
/// Lo que vendrá a continuación es un salto de la automatización básica a la inteligencia predictiva y la personalización avanzada:
Predicción de demanda en fechas clave
Implementar gráficas de tendencias (historial de reservas) para prever cuántos décimos harán falta en Navidad, El Niño o sorteos especiales.
Recomendaciones inteligentes
Ajustar mensajes en WhatsApp según el perfil del cliente: si es primerizo, recibirán consejos; si es habitual, sugerencias de números que suelen funcionar.
Alertas proactivas para la hija
Enviar reportes diarios breves (vía email o notificación WhatsApp) con lo más relevante: reservas de última hora, pagos pendientes y números agotándose.
Feedback automático post-sorteo
Tras el sorteo, enviar un breve formulario de satisfacción al cliente para recoger opiniones y mejorar la experiencia año tras año.
Conexión sencilla a un CRM ligero
Si la lotería sigue creciendo, enlazar la hoja con un CRM gratuito (como HubSpot Free) para gestionar campañas de fidelización y eventos especiales.
Con estas mejoras, el búho de oro no solo gestiona de forma autónoma, sino que anticipa, aprende y evoluciona con cada sorteo. El umbral digital ya está cruzado; ahora empieza la verdadera vida inteligente de la lotería.
